社員教育・研修

 文書の書き方

社内文書の基本

社内文書には、年月日、作成日、を正確に書き、内容種類別に文書の通し番号を決めておくことをオススメします。宛名には、「営業部長○○様」の様に、役職名と氏名を書き発信者もフルネームで書きましょう。本文は、まず内容がひと目で分かるタイトルをつけ、儀礼てきな挨拶は省略し、敬語も最低限にし、結論から先に述べ、内容は簡潔にまとめましょう。あいまいな表現は避け、文章の結びに「以上」とつけると良いでしょう。

社内文書

「報告書」は具体的な数字を示し、見通しや提言は最後に「所感」としてつけくわえると良いでしょう。「議事録」等日常的に使われる書式は、フォームかしておくと良いでしょう。「稟議書」などは決裁がおりるまでの時間を考慮し、早めに提出して下さい。また理由に具体性をもたせるように工夫することが大事です。

英文レター（封筒の表書き）

英文レターの場合、封筒の表書きは、差出人の住所・氏名は基本的に左上のすみに書きます。一行目に発信人名、二行目に会社名、次に番地、町村名、市区郡名、都道府県名、郵便番号、国名の順に書きます。受取人の住所と名前は封筒の中央に大きく書き、一行目に敬称と相手の名前、会社宛の場合は役職名、部署名、会社名の順に続け、次に街区番地と住所番号、区、市、州名、郵便番号、国名の順に書きます。受取人の国名にはアンダーラインを引いてください。切手は右肩に貼り、指定事項は一般的に封筒の左下か切手の下に赤い字で書きます。

英文レター（本文）

英文レターの場合基本的にワープロで打ち込みます。レターヘッド、日付、宛名、頭書き、本文、サイン、書類作成者の略称の順で書く、フルブロック形式が一般的です。受取人に対する敬称は、男性「Mr」、未婚の女性「Miss　Ms」、既婚の女性「Mrs　Ms」、性別不詳「M」、医師や学者「Dr」、大学教授「Prof」となります。